KEN LACHANCE

DESCRIPTION DU FONDS D'URGENCE DU COLLÈGUE

Objet

L'objectif du Fonds d'urgence pour les collègues est de fournir une aide financière limitée aux collègues éligibles qui connaissent des difficultés économiques imprévisibles en raison de certaines situations d'urgence.

Il n'est pas nécessaire que les situations se soient produites pendant les heures de travail ou qu'elles aient un rapport quelconque avec le travail. Les situations doivent être de nature temporaire ou à court terme et non chronique. Les collègues seront orientés vers une source appropriée (c'est-à-dire le PAE Convergint, une agence communautaire, le service de conseil en crédit à la consommation, etc.

Urgences qualifiées et difficultés économiques

Les exemples de difficultés économiques qui peuvent entraîner une crise personnelle ou familiale et qui sont considérées comme admissibles dans le cadre de ce programme peuvent comprendre des frais médicaux non habituels, une maladie ou une blessure grave, un incendie/une inondation/catastrophe naturelle, un crime violent, le décès d'un collègue ou d'une personne à charge admissible, la violence familiale, un déploiement militaire, des problèmes de chômage dans la famille, le logement, des dépenses extraordinaires non couvertes par l'assurance ou d'autres difficultés excessives non causées par le collègue et qui ne sont pas spécifiquement énumérées ci-dessus.

Comité d'examen et d'approbation

Un comité de cinq (5) collègues (Colleague Emergency Fund Committee ou CEFC) examinera chaque demande et prendra une décision dans un délai de deux semaines ou moins selon les circonstances. Le collègue sera ensuite informé de la décision par l'administrateur du programme. Toutes les demandes seront gardées confidentielles. Le CEFC ne recevra pas d'informations relatives à l'identité du demandeur afin de garantir la confidentialité.

Montant et durée

Le montant maximum autorisé peut aller jusqu'à 5 000,00 $. En aucun cas, l'aide financière ne dépassera le coût de la dépense envisagée. Tout montant approuvé sera déduit du Fonds. Les collègues éligibles peuvent faire une demande une fois dans une période de 12 mois. Il s'agit d'une subvention exonérée d'impôt et elle n'est pas considérée comme un revenu imposable soumis à l'impôt de l'IRS ou de Revenu Canada.

L'approbation d'une demande peut être partiellement ou entièrement financée selon la situation. Les collègues ne sont pas tenus de rembourser une subvention car il ne s'agit pas d'un prêt ; ils sont toutefois encouragés à le faire, car cela permettra de reconstituer le fonds pour les demandes futures. Si la subvention est remboursée, elle est considérée comme une contribution caritative et peut être déductible fiscalement (uniquement pour les citoyens américains ou canadiens ayant des revenus de source américaine et l'exonération est alors limitée à 75 % de ce montant).

Financement

Ken LaChance Fund, Inc. a été créé en tant qu'organisation à but non lucratif exonérée d'impôt 501(c)(3) ; il détient tous les fonds et est la source de toutes les subventions. Le Ken LaChance Fund, Inc. sera financé par une combinaison de sources, y compris, mais sans s'y limiter, les contributions de collègues (en espèces, par chèque ou par retenue automatique sur le salaire), les collectes de fonds, les dons de partenaires technologiques, la dotation ou la contrepartie des dons de Convergint, et d'autres entités extérieures à l'entreprise qui souhaitent contribuer. Tous les dons au fonds sont traités comme des contributions caritatives et peuvent être déductibles fiscalement (uniquement pour les citoyens américains ou canadiens ayant des revenus de source américaine et l'exonération est alors limitée à 75 % de ce montant). Il n'y a actuellement aucune limite spécifique en dollars pour les subventions annuelles. Cependant, comme le fonds est entièrement financé par des dons, il n'y a aucune garantie que l'argent sera toujours disponible.

Critères d'éligibilité

Les critères d'éligibilité comprennent, mais ne sont pas limités à :

• Les collègues doivent travailler chez Convergint depuis trois mois ou plus.
• Les collègues à plein temps ou à temps partiel rémunérés sur une base salariale ou horaire, y compris ceux qui bénéficient d'un congé autorisé.
• Les collègues temporaires ou contractuels à temps plein ou à temps partiel qui travaillent chez Convergint depuis trois mois consécutifs ou plus.
• Retraités
• Collègues précédemment qualifiés (ayant quitté leur emploi au cours des douze derniers mois ou moins, sauf si la séparation est due à une faute)
• Personnes à charge survivantes ou membres de la famille d'un collègue éligible (si le décès est survenu au cours des douze derniers mois ou moins)
• Toute personne soutenant directement Ken LaChance Fund, Inc. ne doit pas recevoir de bénéfice privé, directement ou indirectement. Par conséquent, les collègues ou personnes suivants ne peuvent pas demander ou recevoir des fonds du fonds ; les membres du conseil d'administration, l'administrateur du programme ou les membres du CEFC.

Procédure de candidature

Une demande de subvention doit être remplie pour être prise en considération pour une aide financière. Les demandes incomplètes seront renvoyées, ce qui peut entraîner des retards. La demande doit être accompagnée de documents qui identifient clairement les dépenses liées à la demande. Veuillez noter que le Comité du Fonds d'urgence des collègues peut demander des informations supplémentaires afin de vérifier le besoin financier et l'accès à d'autres ressources financières avant l'approbation de la subvention.

Un dossier de candidature peut être obtenu en suivant ce lien ou en contactant l'administrateur du programme.

La demande dûment remplie et les documents joints doivent être envoyés à l'administrateur du programme, avec la mention "Confidentiel". Les demandes et les documents, sans l'identité du demandeur, seront transmis au CEFC pour examen.

Processus d'approbation et calendrier

Le CEFC examinera la demande et prendra une décision dans un délai de deux semaines ou moins à compter de la réception de la demande. En cas d'extrême urgence, le CEFC s'efforcera de prendre une décision dans les 72 heures. L'approbation ne doit pas nécessairement être unanime de tous les membres de la CEFC, mais doit constituer un quorum majoritaire. Si des informations supplémentaires sont nécessaires, le collègue sera contacté par l'administrateur du programme. Une fois qu'une décision a été prise, le collègue sera informé dès que possible ; d'abord par téléphone, puis par courrier électronique et enfin par lettre.

Si la demande a été approuvée, un chèque sera envoyé au bénéficiaire de la subvention ou à son représentant dès que possible. Si la demande n'a pas été approuvée, le collègue aura la possibilité de faire appel de la décision, mais il devra le faire en contactant l'administrateur du programme dans les 5 jours ouvrables suivant la notification de la décision. Si le collègue ne répond pas, la demande sera considérée comme close.

Si le collègue choisit de faire appel, il lui incombe de contacter l'administrateur du programme pour obtenir des informations sur la procédure d'appel et de soumettre d'autres documents qui permettraient d'étayer la demande d'aide financière.

Si le CECA n'approuve pas la demande une deuxième fois, l'affaire sera classée.

Documentation de la demande

Les documents permettant de vérifier la dépense d'urgence peuvent inclure :

• Fracture(s) de loi spécifique(s) pour lequel/lesquels le collègue demande des fonds
• Certificat de décès (employé décédé/personnes à charge)
• Rapports de police ou d'incendie
• Avis d'expulsion
• Avis d'arrêt des services publics
• Avis de délinquance
• Autres

Administrateur de programme

Désigné par le conseil d'administration de Ken LaChance Fund, Inc.